Polityka prywatności – Spedycja Kontenerowa

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Spedycja Kontenerowa z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka”, „my”). Dokument dotyczy danych osobowych klientów, kontrahentów, osób kontaktowych po stronie kontrahentów, kierowców, podwykonawców oraz użytkowników naszych usług i strony internetowej.

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawami krajowymi.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest: Spedycja Kontenerowa, prowadząca działalność w sektorze transportu i logistyki na terenie Polski.

We wszelkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z nami:

• listownie: na adres siedziby Spółki (z dopiskiem „Dane osobowe”),
• e‑mailowo: na ogólny adres kontaktowy Spółki wskazany w materiałach informacyjnych lub na stronie internetowej.

3. Zakres przetwarzanych danych W zależności od relacji z nami możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych: 1) Dane klientów i kontrahentów:
   • imię i nazwisko,
   • nazwa firmy,
   • NIP/REGON lub inne właściwe identyfikatory,
   • adres siedziby, adres do korespondencji,
   • dane kontaktowe (telefon, e‑mail),
   • dane dotyczące zawartych umów, realizowanych zleceń, płatności i rozliczeń. 2) Dane osób kontaktowych po stronie klientów/kontrahentów:
   • imię i nazwisko,
   • stanowisko lub funkcja,
   • dane kontaktowe (telefon, e‑mail),
   • inne dane przekazane dobrowolnie w ramach współpracy. 3) Dane kierowców i podwykonawców:
   • imię i nazwisko,
   • dane identyfikacyjne pojazdu i firmy transportowej,
   • dane kontaktowe,
   • dane wymagane przepisami prawa transportowego i podatkowego,
   • informacje o realizowanych przewozach (trasy, daty, numery zleceń). 4) Dane użytkowników naszej strony i korespondencji:
   • dane podawane w formularzach kontaktowych,
   • dane podawane w zapytaniach ofertowych,
   • podstawowe dane eksploatacyjne związane z korzystaniem z serwisu (np. adres IP, data i czas połączenia, dane o przeglądarce) – w zakresie, w jakim są one uznane za dane osobowe.

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, ale może być konieczne do zawarcia umowy, realizacji zlecenia, obsługi zapytania lub spełnienia wymogów prawnych.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów. Podstawy prawne wynikają z art. 6 i, tam gdzie ma to zastosowanie, art. 9 RODO.

1) Zawarcie i wykonywanie umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• zawieranie i realizacja umów spedycyjnych, transportowych, logistycznych i pokrewnych,
• obsługa zleceń przewozu, organizacja transportu, obsługa reklamacji,
• kontakt bieżący w sprawach związanych z realizacją zleceń.

2) Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych i podatkowych,
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa transportowego, celnego, podatkowego, rachunkowego, ubezpieczeniowego oraz innych przepisów sektorowych,
• udzielanie odpowiedzi uprawnionym organom władzy publicznej.

3) Prawnie uzasadnione interesy administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• dochodzenie i obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa osób, mienia, ładunków i systemów teleinformatycznych,
• prowadzenie analiz i statystyk dotyczących działalności Spółki,
• kontakt w sprawach bieżących niezwiązanych bezpośrednio z konkretną umową (np. utrzymanie relacji biznesowych),
• wewnętrzna administracja i raportowanie w grupie podmiotów powiązanych (jeżeli takie istnieją).

4) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• marketing bezpośredni określonych usług drogą elektroniczną lub telefoniczną, jeżeli wymagają tego przepisy,
• inne cele wskazane wyraźnie przy zbieraniu zgody.

W każdym przypadku informujemy o konkretnej podstawie prawnej i celu przetwarzania najpóźniej w momencie pozyskania danych.

5. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń.

W szczególności: 1) Dane związane z umowami i zleceniami – przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego. 2) Dane przetwarzane na podstawie przepisów prawa – przez czas wskazany w tych przepisach. 3) Dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona, chyba że inna podstawa prawna uzasadnia dalsze przechowywanie.

Po upływie właściwych okresów dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

6. Odbiorcy danych W związku z prowadzoną działalnością w sektorze transportu i logistyki możemy przekazywać dane osobowe następującym kategoriom odbiorców: 1) Podwykonawcy i partnerzy biznesowi biorący udział w realizacji usług:
   • przewoźnicy, firmy spedycyjne, operatorzy logistyczni,
   • firmy magazynowe, terminale, operatorzy portowi,
   • firmy kurierskie i inne podmioty świadczące usługi powiązane z transportem. 2) Dostawcy usług wspierających naszą działalność:
   • dostawcy systemów informatycznych, usług hostingowych i serwisowych,
   • firmy księgowe, doradcze, prawne, ubezpieczeniowe,
   • podmioty świadczące usługi windykacyjne. 3) Organy publiczne i inne podmioty uprawnione na mocy przepisów prawa:
   • organy skarbowe, celne, organy ścigania,
   • inne instytucje, którym dane muszą zostać udostępnione w celu spełnienia obowiązków prawnych.

W każdym przypadku przekazywanie danych odbywa się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa oraz w oparciu o odpowiednią podstawę prawną.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) Co do zasady dążymy do tego, aby dane osobowe były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli w związku z realizacją usług transportu i logistyki lub korzystaniem z określonych rozwiązań technicznych zaistnieje potrzeba przekazania danych poza EOG, będzie się to odbywać wyłącznie:

   • do krajów, w odniesieniu do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony danych, lub
   • z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, o których mowa w RODO (w szczególności standardowych klauzul umownych), przy zapewnieniu osobom, których dane dotyczą, możliwości uzyskania informacji o stosowanych zabezpieczeniach.

8. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa, wykonywane na zasadach określonych w RODO i przepisach krajowych: 1) Prawo dostępu do danych

   • możliwość uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane danej osoby, a jeżeli tak – dostępu do nich oraz uzyskania kopii danych. 2) Prawo do sprostowania danych
   • możliwość żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne. 3) Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)
   • możliwość żądania usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane w RODO (np. dane nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane, wycofanie zgody i brak innej podstawy przetwarzania), z zastrzeżeniem obowiązków prawnych administratora. 4) Prawo do ograniczenia przetwarzania
   • możliwość żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w RODO (np. kwestionowanie prawidłowości danych, sprzeciw wobec przetwarzania). 5) Prawo do przenoszenia danych
   • możliwość otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany. 6) Prawo sprzeciwu
   • prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby,
   • prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych dla celów marketingu bezpośredniego – w takim przypadku przetwarzanie dla tego celu zostanie zaprzestane. 7) Prawo do wycofania zgody
   • jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, osoba ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. 8) Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
   • osoba ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z nami w sposób wskazany w części „Administrator danych”. Przed realizacją żądania możemy podjąć działania mające na celu weryfikację tożsamości wnioskodawcy.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie Co do zasady nie podejmujemy wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały. Jeżeli w przyszłości takie operacje zostałyby wprowadzone, poinformujemy osoby, których dane dotyczą, o logice podejmowania decyzji, znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania, a także o przysługujących im prawach.

10. Bezpieczeństwo danych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed naruszeniem bezpieczeństwa, w szczególności:

    • kontrolę dostępu do systemów i zasobów,
    • szyfrowanie wybranych kanałów komunikacji,
    • procedury kopii zapasowych i odtwarzania danych,
    • regularne przeglądy uprawnień i szkoleń personelu,
    • stosowanie umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami zewnętrznymi.

Dokładamy należytej staranności, aby poziom zabezpieczeń był adekwatny do zidentyfikowanych ryzyk oraz aktualnego stanu techniki.

11. Pliki cookies i podobne technologie Możemy wykorzystywać na naszej stronie internetowej pliki cookies i podobne technologie w celach:
    • zapewnienia prawidłowego działania strony i jej podstawowych funkcji,
    • prowadzenia statystyk korzystania ze strony,
    • ewentualnego dostosowania treści do preferencji użytkowników.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies w przeglądarce internetowej. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje dostępne na stronie. Szczegółowe informacje o wykorzystywanych cookies mogą być przedstawione w odrębnym komunikacie lub polityce cookies.

12. Zmiany Polityki prywatności Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w zakresie świadczonych usług lub stosowanych technologii. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana w miejscu jej dotychczasowego udostępnienia i oznaczona odpowiednią datą.

Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią niniejszej Polityki prywatności w celu uzyskania aktualnych informacji o sposobie przetwarzania danych osobowych przez Spedycja Kontenerowa.